Giriş
Dünyamız özellikle son yıllarda
inanılmaz bir ivmeyle değişiyor, dönüşüyor, başkalaşıyor. Düne dair ne kadar
değer, norm, davranış, kalıpları varsa bugün için geçerliliğini kaybediyor ve
biz bu hızlı değişen dünyanın içinde olan bitene bir mana vermeye çalışıyoruz.
Yaşadığımız dünya teknolojinin
tetiklediği bir bilgi ve iletişim çağını yaşıyoruz. Özellikle son yarım
yüzyılda bilgisayarın hayatımıza girmesiyle birlikte insanoğlu adına bilgi
devrimi dediğimiz bir çağı yaşamaya başladı.
Bilgi devrimi özellikle
kapitalist batı ülkelerindeki toplumsal yaşam üzerinde etkili oldu. Bilgisayar,
internet ve iletişim teknolojilerinin gelişmesi ile birlikle artık bilgi zaman
ve mekan sınırlaması olmaksızın dünyanın dört bir yanına çok hızlı bir şekilde
yayıldı. Bilginin yanında paranın ve kısmen de olsa emeğin dünya üzerindeki
mobilizasyonu, küreselleşme denilen ve daha önce insanoğlunun pek de vakıf
olmadığı yeni bir dünya ile bizi tanıştırdı. Artık eski dünyada geçerli olan
sınırlar yavaş yavaş silinmeye başladı, küresel ticaretin önündeki engellerden
biri olan gümrük duvarları teker teker kaldırıldı. Para ve sermaye inanılmaz
bir hızla gezegeni bir uçtan bir uca dolaşmaya başladı. Bu durum ayrı zamanda
ülkeler arasında oluşmaya başlayan ticari ve sosyal bağları da güçlendirdi.
Artık dünya, insan beynindeki sinir hücreleri gibi birbirlerine pek çok bağla
eklemlenen ağ kümesi haline getirildi. Bir ülkede meydana gelen bir kriz artık
diğer ülkelerde çok çabuk bir şekilde hissedilmeye başlandı.
Dünya üzerinde başlayan bu bilgi
devriminin en büyük gerekliliği de elbette ki iletişimdir. Çünkü iletişim
olmadan bir bilginin bir yerden bir yere nakli mümkün değildir.
Bir kavram olarak iletişim
Dünyamız
özellikle son yıllarda inanılmaz bir ivmeyle değişiyor, dönüşüyor, başkalaşıyor.
Düne dair ne kadar değer, norm, davranış, kalıpları varsa bugün için
geçerliliğini kaybediyor ve biz bu hızlı değişen dünyanın içinde olan bitene
bir mana vermeye çalışıyoruz. Bu değişimin en büyük dinamiklerinden biri de
teknolojidir. Teknoloji sayesinden bilgiler, veriler inanılmaz bir hız hızla
dünyanın bir ucundan bir ucuna taşınıyor. Daha önce insanoğlunun pek de şahit
olmadığı bir iletişim ağı ile çevrelenmiş durumdayız. Bugün Nepal’de meydana
gelen bir depremden saniyeler sonra diğer ülkeler haberdar olabiliyor. Bu açıdan
yaşadığımız çağı kısaca bilgi çağı olarak ya da iletişim çağı olarak
adlandırabiliriz.
İletişimin Tanımı
Enformasyon, düşünce, tutum ve
duyguların bir kişiden veya gruptan ötekine özellikle semboller yoluyla
iletilmesidir. (Theodorson ve Theodorson 1969)
En genel anlamıyla, bir sistem,
bir kaynak, bir ötekini, hedefini, alternatif sembolleri ele alıp bunları
ikisini birleştiren kanaldan ileterek, manipüle ederek etkilediğinde iletişim
medyana gelir. (Osgood vd. 1957)
İletişim gönderiler aracılığıyla
kurulan sosyal etkileşim olarak tanımlanabilir. (Gerbner 1967)
Yukarıdaki tanımlardan gördüğümüz
gibi iletişime dair çeşitli tanımlamalar yapılabilir. Hatta bu tanımları daha da arttırmak
mümkündür.
İletişimin Öğeleri
Amerikalı siyaset bilimci D.
Lasswell, 1948 yılında yazdığı bir makaleye iletişim araştırmacısının belki de
en bilinen tümcesiyle başladı: Bir iletişim eylemi en kolay şekilde şu sorular
yanıtlanarak açıklanabilir.
·
Kim?
·
Hangi kanal ile?
·
Kime?
·
Ne gibi etki ile?
İşte bu tümce o günden beri Lasswell
formülü olarak bilinmekte ve anılmaktadır.
|
Ne söyler
Gönderi
|
|
Ne gibi
etki ile
Etki
|
|
Kime
Alıcı
|
|
Hangi kanal
ile
Araç
|
|
Kim
İletici
|
Kim
Mesajı oluşturan ve sunan
kaynakla ilgili olarak yapılan araştırmalar, kaynağın kişisel ve toplumsal
özellikleri ile hedef kitle gözündeki önem ve güvenirliği konularında
yoğunlaşmıştır. (Işık, 2008;38)
Ne
Buradaki ne sorusundan kasıt
kaynak tarafından hedef kitleye gönderilen mesajdır. İletişim alanındaki ilk
araştırmalara içerik ve anlam üzerinde yoğunlaşırken sonraki yıllarda
gerçekleştirilen laboratuvar araştırmalarında ise etki konusuna değinilmiştir.
(Işık, 2008;38)
Kanal
İletişim sürecinde kanal olgusuna
yönelik ilk araştırmalar endekslemeyi ve sınıflandırmayı kapsamaktadır.
Kanalların sayısı, üretim, dağıtım ve tüketim konularında istatistiki
araştırmalar yapılmıştır. (Işık, 2008;38)
Etki
Lasswell, temel sorun olarak etki
konusunu ele almıştır. Lasswell’e göre etki gözlemlenebilen ve ölçülebilen bir
değişkendir. İletişim sürecindeki kaynak, kod, kanal, mesaj, hedef kitle ve
feedback gibi öğeler etkiyi oluşturan unsurlardır. (Işık, 2008;38)
Kurumsal İletişim
Kurumsal iletişim, kurumun amaç
ve hedeflerine ulaşması işleyişini sağlaması için gereken üretim ve yönetim süreci
içinde bir yandan kurumu oluşturan bölüm ve öğeler arasında eşgüdümlü bilgi
akışını motivasyonu bütünleşmeyi değerlendirmeyi eğitimi karar kılmayı ve
denetimi diğer yandan ise dış hedef kitleyle etkileşimi
sağlayarak kurumun itibarını yönetmek adına belli kurallar içinde gerçekleşen
iletişim sürecidir.
Kurumsal iletişim, tüm pazar
alanlarına paydaş gruplarına kurumsal davranışın etkinliğini iletir. (Steidl,
Emery;1997; 77). Kurumsal iletişim, kurumun değerlerini, davranış biçimlerini
hedef kitlelere anlatamıyorsa hedef kitlelerin kurumu algılamaları yetersiz
olacaktır. İletişimsiz değerler ve stratejiler anlaşılmayacak ya da
sahiplenilmeyecektir. (Ind ,1990; 76)
İşletmenin işleyişini sağlamak ve
işletmeyi hedeflerine ulaştırmak amacıyla, gerek işletmeyi oluşturan çeşitli
bölüm ve öğeler, gerekse işletme ile çevresi arasında girişilen devamlı bilgi
ve düşünce alışverişine veya bölümler arasında gerekli ilişkilerin kurulmasına
olanak tanıyan toplumsal bir süreçtir. (Akat, Budak, Budak, 1994;272).
Kurum çevresine iyi bir imaj
sunabilmesi sağlıklı bir iletişime geçebilmesi için öncelikle kendi içinde
iletişim kanallarını mükemmel bir biçimde çalıştırması, bir kurum içi imaj
oluşturması gerekmektedir. İyi bir kurum imajı kazanabilmek için öncelikle çalışanların
tarihi başarıları hakkında, değer yargıları, standartları, amaçları ile
bilgilendirilmesi gerekir. Kurum personeline gösterilen saygının yanı sıra,
ödüllendirme mekanizmaları, eğitim ve planlı bir iletişiminde hazırlanmış
olması gerekir (Jague, 1987; 180).
Sürekli değişen iş çevresi
şartlarında kurumların yaptığı ya da yapmadığı, işletmenin performansının,
ürünlerinin ve hizmetlerinin hedef kitleler tarafından algılanmasını
etkilemektedir. Bir başka deyişle kurum
imajı etkilenmektedir. Bu oluşan imaj hedef kitleler tarafından algılamaları
kurum kaynaklarının temini, medya ilişkileri, yerel ve hükümet bazında
ilişkileri vb. etkilemektedir. Bu açıdan bakıldığında hedef kitleler tarafından
kurumun ne yapıp yapmadığı ilgisi kurumsal iletişim yolu ile sağlanmaktadır
(Güzelcik, 1999; 181).
Örneğin çalışanlarla iletişim
kurup kurumun imajı benimsetilirse kurumun yaptıklarıyla çalışanlar bunu
algılarıyla kafalarında oluştururlarsa bu önemli bir paydaş grubu olan
çalışanlar kurumun dışarıda birer elçisi olacaklardır (Koçel, 1999; 116).
Aşağıdaki şekilde kurum ve hedef
kitle arasında gerçekleşen iletişime her iki tarafın sahip olduğu imaj
örtüşmekte ve bu taraflar arasındaki doğruluğu esas alan iletişim bir uyumun
oluşmasını sağlamaktadır (Okay, 2000; 168).
Kurumsal İletişimin Amaçları
Değişen koşullara göre kurumlar
da pek çok iletişim tekniğini kullanmaktadır. Bununla ilgili olarak en önemli
kavramlardan biri de kurumsal iletişimdir. İletişim belli bir amaca hizmet
eder. Kurumsal iletişimin de amacı ilişkide olduğu tüm kitlelere şeffaf
güvenilir sürekli ve güçlü bir kurum algısı yaratmak bu algıyı korumak ve
güçlendirmektir. Bu sayede kurum işler iyi gittiğinde kazancını arttırırken
kriz durumlarından da en az zararla çıkabilir. Çeşitli durumlarda kurumsal
iletişimden beklenenler şöyle sıralanabilir. (Tokatlı, 2007;44)
·
İyi bir itibar oluşturmak
·
Mevcut itibarı korumak
·
Zarar görmüş itibarı onarmak
İletişimi örgütün iç ve dış
çevresiyle bir bütün halinde değerlendirmemiz gerekmektedir. Bu değerlendirme
ışığında kurumsal iletişim aşağıda belirtilen temel unsurları içermektedir.
·
Süreç
·
Mesaj
·
İletişim ağı
·
Birbirine bağımlılık
·
İlişki
·
Çevre
Kurum İçi İletişim
Kurum içi iletişim için çeşitli tanımlar
yapılmakla birlikte kurumun amaçları doğrultusunda işleyişini sağlamak için
gerek kurumu meydana getiren çeşitli bölüm ya da birimler, gerekse kurum ile
çevresi arasında sürekli bilgi ve düşünce alışverişine dayanan toplumsal süreç
olarak ifade edilebilir.
Kurumun İç İşleyişi Bakımından Ele Alındığında;
·
Kurumun amaçlarının benimsetilmesi ve
çalışanların bu yönde motive edilmesini sağlar.
·
Ast-üst ve eş değer çalışanlar arasındaki iş
birliği ve uyumlu çalışmalara olanak tanır.
·
Görevlerinin ne olduğu ve nasıl yapılacağının
bilinmesini sağlar.
·
Karar alma, eşgüdüm ve denetim ancak yeterli
bilgi iletimi ile gerçekleşebilir.
·
Örgüt üyelerinin örgütte karara katılmaları,
verilen kararların etkinliğini arttırıcı bir unsurdur.
·
Kurum faaliyetleri, ürünleri ve geleceği
hakkında çalışanların bilgilendirilmesini sağlar.
·
Kurum içi iletişim sayesinde çalışanlar
yönetimde ya da örgütün yapısında yapılan değişiklikler hakkında bilgi sahibi
olurlar.
Kurumsal İletişim Araçları
Kurumsal amaçların
belirlenmesinde ve bu amaçlara ulaşılabilmesi için örgütte bir iletişim
sisteminin kurulmasına gereksinim vardır. İletişim sisteminin dinamik durumdan
statik duruma gelişini ise iletişim araçları sağlar.
Kurumsal iletişimde sayılamayacak
kadar çok araç kullanılmaktadır. Ancak bu araçların niceliğinden çok niteliği
önem kazanmaktadır. Bu nedenle kullanılan tüm araçların incelenmesi yerine
etkinliği genellikle kabul edilen ve işletmelerde geçerli olarak kullanılan
yöntem ve araçlar üzerinde durulacaktır.
Yazılı İletişim Yöntem Ve Araçları
Yazılı iletişim organizasyonlarda
en çok kullanılan bir iletişim şeklidir. Bunun çok kullanılmasının nedeni de
kalıcı bir delil niteliğinde olmasından kaynaklanmaktadır. Sözlü mesajlar her
zaman için unutulabilir. Yazılı mesajları saklama imkânı olduğu için
gerektiğinde yeniden ele alınıp incelenmesi mümkündür. Yazılı iletişim belli
bir zaman alır. Resmi bir nitelik taşıdığı için örgüt üyelerine belirli
sorumlulukların yüklenmesinde kullanılır.
Mektuplar, duyurular, el ilanları,
broşürler, bültenler, gazeteler, ilan panoları, öneri ve şikayet kutuları raporlar
vb. yazılı iletişimi gerçekleştirmekte kullanılan araçların başlıcalarıdır.
İşletme Gazeteleri: Halkla iletişim faaliyetlerinde kullanılan
yazılı iletişim araçları içinde en yaygın kullanılanlardan biridir.
Broşür, El kitapları: Broşürler örgütün tanıtımını yapan
araçlardır. Az sayfalı çok bilgi içeren farklı boyutlarda ve çekici
tasarımlarıyla çoğunlukla parlak kâğıda basılan bu resmi yayınlar genel ve özel
amaçlı olarak yayınlanırlar.
Afişler ve Duyuru Panoları: Afiş veya duyuru panoları hazırlanırken
dikkat edilmesi gereken en önemli nokta mesajların tüm çalışanları
ilgilendiriyor olması ve güncel olmalarıdır. Panoların sürekli kontrol edilerek
güncel tutulması sağlanmalıdır.
Raporlar: Bir iş raporu daha önceden belirlenen bir düzen içinde
belli bir konu ile ilgili araştırma yapan genelde organizasyonlarda üst
seviyede görev yapan yöneticiye yönelik olarak hazırlanmış belgedir. Araştırma
sonuçlarından elde edilen bilgiler tablo ve grafik gibi görsel şekilde
sunularak yazınsal ifadeler desteklenebilir.
Anketler: Anket formları insanların belli konular hakkındaki
düşüncelerini öğrenmek amacıyla oluşturulan özel tip formlardır. Özellikle
büyük kurumlarda yöneticilerin çalışma düzeninde yapmak istedikleri
değişikliklerin çalışanların tarafından nasıl saptayabilmeleri amacıyla
aldıkları yansımaları içerir.
Dilek kutuları: Kurum içinde tüm çalışanların kolayca ulaşabileceği
yerlerde bulunan kutulardır. Çalışanların isimlerini belirtmeksizin kuruma ve
kurum yönetimine ilişkin görüş ve önerileri iletmek üzere kullanılırlar.
Sözlü İletişimin Yöntem ve Araçları
Sözlü iletişim, mesajların sözlü
olarak kodlanması ve karşılıklı paylaşılması ile medyana gelir. Kurum içinde
yöneticiler kaçınılmaz olarak günlük işlerin yürütülmesinde sözlü iletişimin
yöntemini seçerler.
Sözlü iletişim yönteminde örgüt
içinde yaygın olarak kullanılan bazı iletişim araçları şunlardır;
·
Görüşme yöntemi
·
Grup toplantıları
·
Konferans, seminer
·
Telefonla iletişim
Görüşme Yöntemi: Sözlü iletişim araçları içinde en yaygın ve en
etkili olarak kullanılan araçlar arasında birebir görüşme yöntemi
bulunmaktadır. Görüşme en kısa anlatımla en az iki kişi arasında karşılıklı
konuşma, soru sorma ve diyalog kurma olarak tanımlanabilir.
Grup Toplantıları: Grup toplantıları örgüt içinde farklı seviyedeki
çalışanların bir araya gelerek kurum ile ilgili alınacak kararlarda ortak görüş
birliğine varılabilmesi için danışma kurullarının oluşturulduğu toplantılardır.
Konferans ve Seminerler: Herhangi bir konuda iş görenleri
aydınlatmak amacıyla geniş bir dinleyici kitlesine dönük olarak sözlü bilgi
akışını sağlayan araçlardır.
Telefonla İletişim: Telefon iletişimi, kurumun dışa açılan bir
penceresi ve iç iletişime duyulan gereğin bir göstergesidir. İyi düzenlenmiş
bir telefon görüşmesi etkili bir iş organizasyonunu yansıtmaktadır.
Görsel Ve İşitsel İletişim Yöntem Ve Araçları
Elektronik araçlar: radyo,
televizyon, bilgisayar gibi elektronik araçlar hız ve çok sayıda kişiyle aynı
anda iletişim kurma özelliklerinden dolayı günümüzün örgüt yapılarında tercih
edilen araçlardır. (Demiray, 2003;163)
Kurumsal İletişim Engelleyen Etmenler
Örgüt olgusunu yaratan ve örgütün
bir sistem olarak işleyişinde örgütteki tüm öğeleri birbirine bağlayarak
bütünlüğü sağlayan iletişim sürecidir. Bu süreç, örgüt içinde çeşitli nedenlere
bağlı olarak tam anlamıyla işlemediğinde bireyi dolaysıyla örgütü olumsuz yönde
etkileyebilecektir. (Demiray, 2003;164)
İş Görenlerden Kaynaklanabilecek Engeller: örgütlerdeki iletişim
engel ve bozuklukların bir kısmı iş görenlerin bazı kişisel ve örgütsel
özelliklerinden kaynaklanmaktadır. Genellikle iş görenler yöneticilerden
olumsuz tepki almayı istemedikleri için eleştiriler karşısında savunmaya
geçerler.
Yöneticiden Kaynaklanan Engeller: yönetici ister atanmış, ister
seçilmiş olsun sağlıklı iletişim kurduğu sürece çalışanların doyumunu,
mutluluğunu, çabasını işin başarısını ve verimini arttırır. (Demiray, 2003;165)
Kurum Yapısından Kaynaklanan Engeller: örgüt şemaları, örgütsel
iletişimin en temel araçlarındandır. Örgütlerde bu araçlardan yeterince
yararlanılmaması veya örgüt şemalarının örgütün amaçlarıyla uygunluk
göstermemesi, kademe atlama, iş ve iş gören uyumsuzluğu yetki ve sorumluluk
dengesizliği gibi pek çok sorun yaratabilmektedir. (Demiray, 2003;166)
Sonuç
Yukarıda görüldüğü üzere pek çok
yazılı ve sözlü kurum içi iletişimi sağlayan araçlar mevcuttur. Bunun yanında
özellikle teknolojinin gelişmesine paralel olarak yeni araçlarında günümüzde
sıkça kullanıldığını görmekteyiz. Özellikle internet teknolojisinin gelişmesi
kurumların paydaşları ile daha interaktif bir iletişim kurmasına zemin
hazırlamıştır. Yaşadığımız dönemden geriye doğru baktığımızda geçmişte şirketlerin
tüketici odaklı olmaktan çok uzak olduğunu görebiliriz. Bunun en temel
sebeplerinden biri de onların fikirlerinin kurum tarafından bilinmemesidir.
Çünkü bu etkileşimi sağlayacak iletişim kanalları mevcut değildi. Şirketler
daha çok üretim ve dağıtım gibi temel süreçlere odaklanmakta tüketici
taleplerini göz ardı etmekteydiler. Buna yol açan sebepleri genel olarak arz
yetersizliği başlığı altında toplayabiliriz fakat zamanla teknolojinin
gelişmesi ve erişilebilir olmasıyla birlikte şirketler tüketiciyi merkeze alan
bir değerler dizisi benimsediler. Tüketicilerin talepleri çeşitli araştırma
yöntemleri (nicel-nitel) ölçülmeye başlandı. Buna bağlı olarak ürünün daha
tasarım sürecinde bile tüketicinin etkisi hissedilmeye başlandı.
Kurumsal iletişimin bu noktada
çok farklı bir noktaya taşınmasında teknolojinin önemi bariz bir gerçek olarak
karşımıza çıkmaktadır. Özellikle internet teknolojisi ile bilginin bir noktadan
bir noktaya ışık hızı ile iletildiği bir çağda yaşıyoruz. Bu teknoloji ve hız
elbette ki kurumlar tarafından da kullanılmaktadır. Kurumlar daha çok
paydaşların düşünce ve taleplerini daha hızı ve çabuk bir şekilde
öğrenebilmekte ve kurumun yönetsel süreçlerinde hayata geçirebilmektedirler. Her
yıl şirketler milyonlarca doları sadece tüketicileri daha iyi anlamak adına
harcamaktadırlar. Çünkü günümüzde tüketici ve müşteriyi anlamayan onunla ilişki
kuramayan bir şirketin ayakta durması pek mümkün görünmemektedir. Bu amaçla
kurumsal iletişim alanında ciddi ilerlemeler kat edilmiştir. Şirketler ve
yönetim yapıları artık iletişimin şirketlerinin geleceği için çok önemli
olduğunu kavramaktadır. Üniversiteler ve araştırma kuruluşları yeni
yayınlarla bu alana ışık tutmaktadırlar.
Genel bir değerlendirme yaptığımızda
iletişimde meydana gelen gelişmenin temelde bir teknoloji eksenli olduğunu
görürüz. Bu eksen üzerinden genelde iletişimin özelde kurumsal iletişimin de ciddi
bir gelişme sağladığını görmekteyiz. Şirketlerin bu konuda belli bir bilinç
kazandıkları ortadadır. Hala kurumsal iletişimin önemini yeterince kavramayan
yöneticiler olmakla birlikte büyük ölçekli şirketlerin bu konuda gerekli
bilince sahil oldukları düşünülmektedir. Bunun temel sebeplerinden biri de kriz
zamanlarında iletişimin yönetemeyen şirketlerin çok ciddi zararlarla
karşılaşmış olmalarıdır.
Kaynakça
1.
Akat
İtler-Budak Gönül-Budak Gülay, İşletme Yönetimi, Beta Basım Yayım, İstanbul,
1994
2.
Demiray,
Uğur, Genel İletişim, Pegem Yayıncılık, Ankara, 2003
3.
Güzelcik,
Ebru, Küreselleşme ve İşletmelerde Değişen Kurum İmajı, Sistem Yayıncılık,
İstanbul 1999
4.
Ind Nicholas ,
The Corparate Image, Kogon Page, London , 1990
5.
Işık
Metin, Kitle İletişim Teorilerine Giriş, Eğitim Kitapevi, 3. Baskı, Konya 2008
6.
Jague
Al ,The Winning Corporation, Acropolis Books Ltd. Washington D.C. 1987
7.
Koçel,
Tamer, İşletme Yöneticiliği (7th baskı).
İstanbul: Beta ,1999
8.
McQuail
Denis, İletişim Modelleri, İmge Kitapevi, 3. Baskı, İstanbul, 2010
9.
Okay Ayla,
Kurum Kimliği, Mediacat,
Kitapları, 2.Baskı, Ankara 2000
10.
Steidl
Peter,-Emery, Gery, Corporate Image an Identity Strategies and Proffessional,
Mc Wool Pub, Aust. 1997
Hiç yorum yok:
Yorum Gönder